METODE PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN

Pengertian Pengadaan bahan pustaka

Akuisisi atau pengadaan bahan pustaka adalah suatu pelayanan teknis yang bertujuan untuk meningkatkan pemenuhan informasi bagi pemustaka. Melalui kegiatan pengadaan bahan pustaka tersebut, perpustakaan berusaha menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan baik itu koleksi seperti buku, majalah, jurnal, surat kabar, brosur dan koleksi non cetak seperti kaset, audio visual, mikrofilm, mikrofis, piringan hitam,video kaset, CD-ROM dan lain-lain. Untuk pengertian dari pengadaan bahan pustaka adalah pengadaan bahan pustaka adalah rangkain kegiatan untuk menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati penggunanya. 

Metode Pengadaan Bahan pustaka atau Akuisisi

Ada beberapa metode atau cara untuk memperoleh bahan pustaka yaitu sebagai berikut:

1.      Pembelian

Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan. Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran yang cukup, mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan pustakwan dan pihak yang berwenang dalam pemilihan bahan pustaka harus selektif dalam memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan. Pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan jalan :

1)      Membeli langsung ke toko buku

Tidak semua perpustakaan dekat dengan penerbit sehingga apabila membeli langsung kepada penerbit akan memakan biaya banyak untuk ongkos perjalananya. Apabila hal yang demikian terjadi sebaiknya pustakawan membeli buku yang dekat dengan perpustakaannya

2)      Memesan melalui toko buku

Sering kali terjadi seorang pustakawan ingin membeli bahan pustaka ke penerbit, tetapi bahan pustaka yang akan dibeli sudah habis. Apabila hal yang demikian ini terjadi maka pustakawan bisa memesan bahan pustaka tersebut. Pemesanan ini bisa ke toko buku atau penyalur. Atau juga bisa langsung kepada penerbit.

3)      Memesan langsung kepada penerbit

4)      Mengimpor buku dari luar negeri

Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan pustaka yang dibutuhkan bagi para penggunanya sesuai dengan anggaran yang tersedia. Adapun langkah-langkah pembelian bahan pustaka adalah sebagai berikut:

1)      Memeriksa dan melengkapi data bibliografi pustaka yang diusulkan.

2)      Mencocokkan usul dengan pustaka yang dimiliki melalui  katalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.

3)      Menerima atau menolak usulan.

4)      Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan.

5)      Mengirim daftar pesanan.

6)      Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan.

7)      Membayar pesanan atau langganan.

8)      Menyusun laporan penelitian pelangganan.

2.      Sumbangan atau Hadiah

Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama  bagi perpustakaan yang dananya terbatas. Pada umumnya perpustakaan menerima hadiah dari berbagai instansi sebagai penambahan koleksinya. Hadiah buku yang diterima tanpa diminta sering tidak cocok tengan tujuan perpustakaan penerima. Hadiah dapat dilakukan dengan cara yaitu sebagai berikut:

1)      Hadiah secara langsung

Prosedur perolehan hadiah secara langsung yaitu:

a.       Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya.

b.      Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan.

c.       Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang diperlukan.

2)      Hadiah atas permintaan

Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu:

a.       Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.

b.      Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah.

c.       Setelah bahan perpustakaan diterima, memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman perpustakaan hadiah dan surat  pengantarnya.

d.      Mengirimkan kembali surat pengantarnya.

e.       Mengolah bahan pustaka hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan perpustakaan biasa.

            Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengembangan koleksi dengan hadiah/sumbangan dapat dilakukan dengan: hadiah atas permintaan dan hadiah tidak atas permintaan yaitu hadiah secara langsung. Hadiah yang sesuai dapat dijadikan koleksi perpustakaan, sedangkan yang tidak sesuai dapat ditukarkan ke perpustakaan lain.

3.      Tukar Menukar

Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak, sehingga dapat dilakukan  tukar menukar bahan pustaka dengan perpustakaan yang mau diajak bekerjasama dalam kegiatan tukar menukar bahan pustaka.

Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1)      Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan.

2)      Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratan, misalnya biaya pengiriman, dan pengembalian.

3)      Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan.

4)      Mencatat alamat pemesan.

5)      Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesanya.

Tujuan diadakan tukar menukar yaitu :

1)      Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku atau tidak tersedia karna alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke perpustakaan melalui pertukaran.

2)       Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.

3)      Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan antar informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan research (penelitian) yang besar.

4.      Titipan

Titipan adalah bahan pustaka yang diperoleh dari individu atau lembaga yang menitipkannya. Dalam melaksanakan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan melalui titipan terdapat kesepakatan antara perpustakaan dengan pihak yang menitipkan bahan  pustaka. Biasanya jangka waktu penitipan bahan pustaka juga perlu diperhatikan karena dapat merugikan dari segi ekonomi, misalnya jangka waktu penitipan bahan pustaka adalah 5 tahun. dan biasanya bahan pustaka titipan memerlukan tempat pelayanan khusus. Oleh sebab itu pihak perpustakaan harus berhati-hati dalam menerimanya terutama persyaratan yang diajukan oleh penitip.

5.      Penerbitan Sendiri

Pengadaan bahan  pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga  dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal dari lembaga induk dimana perpustakaan itu bernaung.